Messeorganisation Checkliste – Teil 1

1 Jahr im Voraus – Die Messeplanung beginnt

Die Messeorganisation beginnt bereits ein Jahr im Voraus. Hierbei geht es primär darum, ein geeignetes Konzept auszuarbeiten. Der Prozess beinhaltet zunächst eine sogenannte Vorabauswahl in Bezug auf die etwaig sinnvoll erscheinenden Messen. Die Wahl hin zu der entsprechend passenden Messe beinhaltet dabei vor allem die Nähe des Messestandorts für potenzielle Neukunden, aber auch zu Bestandskunden. Dabei kann die Wahl entweder auf eine spezielle Fachmesse oder auf eine herkömmliche Messe fallen, die allerdings zu den Produkten oder Dienstleistungen der Unternehmung passt.

An diesem angekommen, sollte hinterfragt werden, an welche Zielgruppe man sich mit dem bevorstehenden Messeauftritt wenden möchte. Hierbei kann es sich um eine regionale, überregionale oder internationale Ausrichtung – in Bezug auf die möglichen Interessenten – handeln. Im Anschluss erfolgt die Festlegung der Verantwortlichkeiten für den bevorstehenden Messeauftritt.

Die Checkliste für die Messeorganisation – Ziele festlegen

Daneben spielt in der Checkliste für die Messeorganisation insbesondere die konkrete Zielbildung eine wesentliche Rolle. Differenziert wird hier vor allem zwischen ganz unterschiedlichen Zielsetzungen. Während bei der Neueinführung eines Produkts die Präsentation im Mittelpunkt gerückt wird, kann in Bezug auf den Kunden, die Leadgenerierung sowie die Intensivierung von Kontakten eine wesentliche Rolle einnehmen. Auch wenn das Unternehmen längere Zeit aufgrund der Entwicklung von Produkten nicht aktiv nach außen aufgetreten ist, kann eine Messeauftritt durchaus die eigene Marktposition unterstreichen und die Wahrnehmung in jeweiligen Industriezweig stärken.

Die Konkurrenz im stets im Blick behalten unter Zuhilfenahme entsprechender Marketinginstrumente kann ebenfalls als Zielausrichtung dienen. Aber auch der simple Austausch von Informationen bezüglich innovativen Neuerungen sowie eines Fahrplans für die unternehmerische Zukunft, kann mit einem Messeauftritt verfolgt werden. Unter Umständen wird es auch einfach von Kundenseite aus verlangt, dass die Unternehmung sich in regelmäßigen Abständen auf einer Messe präsentiert. Dies dient jedoch nicht nur den Kunden selbst, sondern ebenfalls dem Unternehmen, welches dadurch eine entsprechende Rückmeldung erhält.

Ein Messeauftritt ist immer ein Zusammenspiel von mehreren Beteiligten. Daher ist es von besonderer Bedeutung, gewisse Partnerschaften aufrechtzuerhalten. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Bereitstellung von Werbematerialien, sofern diese durch externe Firmen erfolgt. Aber auch im Logistikbereich und Aufstellungsbereich ist die Aufrechterhaltung von Kooperationen stets von Relevanz. Für entsprechende Lieferanten gilt selbiges.

Umso wichtiger erscheint es, sich bereits frühzeitig damit zu beschäftigen, welche Produkte und Dienstleistungen konkret präsentiert werden sollen. Auch die Art und Weise, wie die unternehmenseigenen Innovationen in Szene gesetzt werden sollen, rückt mit voranschreitender Zeit zunehmend in den Vordergrund.

Messeorganisation Checkliste – Die Budgetierung des Projekts

Hier gilt es ungefähr eine Hand voll Punkte zu berücksichtigen. In der Checkliste der Messeorganisation< geht es im Prinzip bei der Budgetierung um die nachstehenden Schwerpunkte:

• Messestand bezogene Aufwendungen, wie Planung, Materialien und Inanspruchnahme sonstiger Dienstleistungen
• Kosten für die Eventlogistik bzw. Messelogistik
• Aufwendungen für Sub-Unternehmen und eigenes Personal

Messeorganisation Checkliste – Messestandkosten

Grundsätzlich ist es so, dass in Bezug auf den jeweiligen Messestand immer bestimmte Kosten anfallen. Diese variieren natürlich entsprechend der Größe des Messestands. Hierbei kommt es darauf an, ob Sie die Messeplanung für Ihr Unternehmen in Eigenregie vornehmen oder sich an eine Messebaufirma wenden.

Messeorganisation Checkliste – Die fixen Kosten

Zu den fixen Kosten gehören die Miete für die Messestandfläche, die technischen sowie sanitären Kosten für Wasser und Strom, die Instandhaltung durch Reinigungsfirmen, die Beauftragung eines Sicherheitsunternehmens mit der Überwachung sowie die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen.

Messeorganisation Checkliste – Die Planungskosten

Und nun gelangen wir zu dem Punkt, in welchem ebenfalls ein nicht gerade irrelevanter Teil der Kosten für einen Messeauftritt begründet liegt. Gemeint ist die Planung. Lassen Sie Ihren Messestand planen und durch Sub-Unternehmen aufbauen oder wird dieser Prozess selbstständig durchgeführt. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Systemmesseständen zu kaufen. Diese sind preislich recht überschaubar angesiedelt und durch die modulare Bauweise komplett in Eigenregie aufstellbar. Sie benötigen für diese Art von Messestand-Konzepten lediglich ein paar Mitarbeiter, die handwerklich etwas geschickt sind. Dies gilt vor allem für überschaubare Projekte.

Messeorganisation Checkliste – Mobiliar, Werbung und Personal

Ergänzend ist dann lediglich die Auswahl von entsprechendem Messezubehör in Form von Möbeln notwendig. Diese werden auf das jeweilige Messestand Design farblich abgestimmt und mit technischen Elementen, wie z.B. Scheinwerfern und multimedialen Inhalten ergänzt. Für entsprechende Werbemittel, wie Beschriftungen und Bannerdrucke, wenden Sie sich einfach an eine Werbeagentur oder Werbedruckerei. Und auch Personal aus dem Gastronomiegewerbe können Sie über zugehörige Agenturen buchen. Wichtig ist nur, dass die Beauftragung frühzeitig, d.h. ca. 8 bis 10 Monate im Vorhinein erfolgt.

Messeorganisation Checkliste – Die Eventlogistik

In diesem Zusammenhang bleibt dann nur noch zu klären, wie der Messestand von Ihrem Unternehmenssitz aus zum jeweiligen Messestandort gelangt. Die meisten mittelständischen Unternehmen verfügen ohnehin über einen eigenen Fuhrpark nebst zugehöriger Logistik, so dass sich hier natürlich der Transport durch die eigenen Mitarbeiter anbietet. Für den Fall, dass Ihre Firma kleiner aufgestellt ist, kann ohne weiteres, ein externer Logistikdienstleister im Bereich Messe- und Eventlogistik beauftragt werden.

Diese übernehmen nach Absprache auch das Be- und Entladen sowie den Aufbau des Messestands, den Sie möglicherweise zuvor über das Internet erworben haben. Bei internationalen Messeauftritten müssen Sie sich dann auch nicht mit den Zollbestimmungen auseinandersetzen. Erfahrende Logistikunternehmen verfügen zumeist über die nötigen Kenntnisse in diesem Bereich.

Messeorganisation Checkliste – Eine klare Struktur

Sie merken, dass die Checkliste zur Messeorganisation einem sogenannten roten Pfaden folgt. Eine klare Struktur in der Planung- und Organisation ist unbedingt als elementar anzusehen, wenn es den erfolgreichen Messeauftritt betrifft.

Messeorganisation Checkliste – Die Unterbringungskosten

Danach konzentrieren Sie sich zusammen mit Ihrem Organisations-Team auf die Planung rund um den Messeauftritt. Gemeint ist hier die Buchung von Hotels für Angestellte, die Vermittlung von Wissen gegenüberIhren Mitarbeitern für den Tag des Messeauftritts, die Planung des Drucks von Werbematerialien, wie z.B. Kontaktkärtchen und ähnliches.

Messeorganisation Checkliste – Vergessen Sie nicht das Marketing

Nachdem Sie den wesentlichen Teil der Vorbereitung erledigt haben, gilt es, die Werbetrommel in Bewegung zu setzen. Pressemitteilungen in den Print- als auch Online-Medien gehören ebenso dazu, wie das Verfassen und Verschicken von Einladungen oder Pressmitteilungen an entsprechende Interessenten und Bestandskunden. Auch die Beauftragung namhafter Größen, in Form von Politiker oder prominenten Markenbotschaftern gehört zu den eventuell notwendig erscheinenden Marketinginstrumenten.

Immer im Hinterkopf behalten sollten Sie auch die Abführung von Gebühren, die durch die Nutzung von multimedialen Inhalten am Messestand selbst entstehen. In diesem Zusammenhang macht es ebenfalls Sinn versicherungsbedingte Vorkehrungen zu treffen und eventuell Künstler oder Fotografen in Bezug auf ein Booking anzufragen. Im achten Monat vor Messebeginn angekommen, sollten Sie sich ferner Gedanken um die etwaig zu verteilenden Werbegeschenke machen.

Messeorganisation Checkliste – Abstrakte Ideensammlung

Daneben gibt es aber auch noch eine etwas größere Aufgabe zu bewältigen. Gehen Sie der Frage nach, wie der Messestand aussehen soll. Welche Stellfläche beabsichtigen Sie für den jeweiligen Messeauftritt zu buchen? Eck- oder Reihenfläche? Gibt es besondere Gegebenheiten, an die Sie sich halten müssen? Wie erfolgt die Anordnung der Elemente auf dem Messestand? Diese Fragen gilt es zu klären.

Im zweiten Teil der Artikelserie „Messeorganisation Checkliste“ gehen wir mehr ins Detail. Die bisher abstrakt gehaltenen Planungsschritte werden dabei konkretisiert dargelegt.