Messe- und Eventlogistik

Eventlogistik als Element im Messebau

Sofern Sie sich mit Ihrem Messeauftritt am jeweiligen Messestandort, wie z.B. Frankfurt, Leipzig, Birmingham, London, Basel oder Paris beschäftigen, werden Sie recht zeitnah mit dem Thema Messe- und Eventlogistik konfrontiert. Gemeint ist hiermit die Organisation von Ausstellungen im Bereich der Fachmessen. Für einen Laien, der sich zum ersten Mal der Messestand Planung ausgesetzt sieht, erscheinen diese Aufgaben fast schon unüberschaubar. Allerdings gibt es eine Vielzahl an Dienstleistern im Bereich der Messe- und Eventlogistik, die dieses Aufgabenspektrum in Bezug auf Planung und Organisation täglich bewältigen.

Die Aufgaben können mal mehr und mal weniger ausgeprägt sein. Gerade im Bereich der Messe- und Eventlogistik spielen die individuell ausgeprägten Kundenanforderungen eine zentrale Rolle. Häufig in der Praxis anzutreffen sind sogenannte Full-Service-Unternehmen bzw. -agenturen, die sich nicht nur mit den logistischen Herausforderungen beschäftigen, sondern auch die Planung des Messestands vornehmen.

Hierbei handelt es sich Firmen, die sich ausschließlich dem Messebau widmen. Diese Messebau-Unternehmen setzen sich vorwiegend mit der Planung von Messeständen auseinander und organisieren Messen bzw. Messeautritte europaweit, sei es in Stuttgart, Erfurt, Hannover oder Köln oder aber auch in Bilbao, Basel, Genf, Kopenhagen oder Oslo. Aber auch weltweit stattfindende Veranstaltungen können durch die jeweiligen Messebau- und Logistikpartner umgesetzt werden.

Es spielt eine eher untergeordnete Rolle, ob es sich um einen großen oder kleinen Messestand handelt. Im Bereich der Messe- und Eventlogistik muss stets die Skalierbarkeit in Bezug auf den Transport von Messeständen sowie dem entsprechenden Messezubehör gegeben sein. Messestände planen und von einem Messestandort zum anderen Messestandort befördern – das sind die Hauptaufgaben diverser Unternehmen.

Aber auch der Aufbau von Messeständen vor Ort gehört zu den Services, die in der Regel von Kunden beansprucht werden. Sie stellen eine Selbstverständlichkeit dar. Als besonders vorteilhaft hervorzuheben ist die Tatsache, dass sich die jeweiligen Messebauunternehmen bzw. Dienstleister für Messeevents vor Ort genauestens mit den Gegebenheiten auskennen. Sie verfügen zumeist über ein Partner-Netzwerk in Form von Subunternehmern, die den jeweiligen Messestandort bzw. die Messestadt, in welcher die Ausstellung stattfindet, überdurchschnittlich gut kennen. Hierzu gehört auch die Überbrückung von sprachlichen Barrieren. International tätige Messebauunternehmen verfügen über ein fachlich gut ausgebildetes Personal, welches in den Herausforderungen am Ort des Messegeschehens keine Probleme sieht, um Messetermine pünktlich einzuhalten.

Die Einhaltung formaler Regelungen ist vor allem dann von Relevanz, wenn es um den europa- oder gar weltweiten Transport von Messeständen sowie Messezubehör geht. Hier müssen Zollanmeldungen, der Abschluss von Versicherungen sowie besondere Vorkehrungen in Bezug auf das zu transportierende Gut, in Form der Verpackungen, getroffen werden. Ohnehin bleibt festzuhalten, dass die Herausforderungen für die Messe- und Eventlogistik sich ständig verändern. Entsprechend des Messestandorts ergeben sich dadurch schon einmal gewisse Änderungen. Diese können aber von einem Unternehmen für Messe- und Eventlogistik durch einen Informationsvorsprung problemlos bewältigt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Messeauftritt bzw. die Ausstellung im Inland oder Ausland stattfindet.

Wichtig ist, dass die Elemente des Messestands, hier natürliche auch die Technik und Werbematerialien in relativ kurzer Zeit am Messestandort Stuttgart, Frankfurt, Köln, Leipzig oder aber auch Paris, Mailand, London oder Birmingham, ankommt. Daher nimmt der Prozess für die Messe- und Eventlogistik eine bedeutungsvolle Rolle ein. Die Wege für den Transport von Messeständen müssen effizient gestaltet sein und von Unternehmen mit entsprechender Qualifikation durchgeführt werden. Kostengünstige Transportlösungen finden und den individuellen Anforderungen des Kunden gerecht werden – hierin liegt der Fokus.

Dies schließt die Betreuung des Kunden vor Ort ein. Der Transport von Messeständen geht häufig mit dem Aufbau des Messestands einher. Be- und Entladen, Auf- und Abbau sowie das Bereitstellen zusätzlicher, vom Kunden gewünschter Leistungen, gehört zum Alltag eines Messebau-Unternehmens dazu. Die Messe- und Eventlogistik ist daher sehr vielschichtig aufgebaut und widmet sich diversen Aufgaben im Bereich des Messebaus.

Deshalb erscheint es nachvollziehbar, dass Messebaufirmen ein gut funktionierendes sowie gut ausgeprägtes Netzwerk vorweisen müssen, um global im Bereich der Messe- und Eventlogistik bestehen zu können. Hierfür sprechen schon allein die eingangs bereits erwähnten sowie gleichsam namhaften Messestandorte bzw. Messestädte Frankfurt, Leipzig, Köln, Stuttgart, Hannover, aber auch London, Paris, Birmingham und Genf. Sie sind für große Ausstellungen und Fachmessen bekannt.